Módulo Frota

1. Acessando o módulo Frota

Ao entrar no módulo Frota, o sistema apresenta os menus Veículos, Check-list diário e Configurações. Nesta primeira parte do manual serão apresentadas as configurações iniciais e o cadastro de veículos.

2. Configurações iniciais

Antes de cadastrar um veículo, é importante configurar os cadastros básicos. No menu Configurações estão disponíveis as opções Tipos de despesa de veículo, Tipos de manutenção de veículo e Modelos de veículos.

3. Tipos de despesa de veículo

Nesta tela são cadastrados os tipos de despesas que poderão ser relacionados aos veículos, como combustível, estacionamento, lavagem, multas, pedágio e outros.

• Acesse Configurações e clique em Tipos de despesa de veículo.
• Clique em Novo.
• Informe o nome, o código curto e, quando necessário, uma descrição.
• Salve o cadastro.

4. Tipos de manutenção de veículo

Nesta opção são cadastrados os tipos de manutenção utilizados no controle da frota, como alinhamento e balanceamento, correia dentada, IPVA, manutenção geral, pneus, troca de óleo e outros.

• Acesse Configurações e clique em Tipos de manutenção de veículo.
• Clique em Novo.
• Informe o nome, o código curto e, quando necessário, uma descrição.
• Salve o cadastro.

5. Modelos de veículos

Os modelos cadastrados nesta tela serão utilizados posteriormente no cadastro de cada veículo.

• Acesse Configurações e clique em Modelos de veículos.
• Clique em Novo.
• Informe o modelo e a marca do veículo.
• Salve o cadastro.

6. Cadastro de um novo veículo

Após concluir as configurações iniciais, acesse o menu Veículos. A tela exibirá todos os veículos cadastrados e os principais indicadores da frota.

Para cadastrar um novo veículo:

• Clique em Novo.
• Selecione o modelo do veículo.
• Informe a placa.
• Informe o Renavam.
• Informe o hodômetro atual em quilômetros.
• Preencha as observações necessárias.

Depois de salvar, o cadastro passa a apresentar o nome do modelo e a placa do veículo. Na parte superior também são exibidos os atalhos de despesas, manutenções e quilômetros rodados.

7. Alertas e Programações

Na aba Alertas e Programações é possível cadastrar vencimentos, gastos fixos e manutenções programadas. Para incluir um controle, clique em Adicionar uma linha.

• Status: Indica a situação atual do alerta ou vencimento.
• Tipo de alerta: Escolha entre Vencimento / gasto fixo ou Manutenção programada.
• Tipo de manutenção: Selecione o tipo correspondente, como IPVA, pneus ou troca de óleo.
• Tipo de vencimento: Informe o vencimento relacionado ao alerta.
• Descrição/Observação: Adicione informações complementares.
• Vencimento: Informe a data prevista.
• Avisar faltando: Defina quantos dias antes o sistema deve emitir o aviso.
• Destinatários: Selecione os usuários que receberão a notificação.
• Valor previsto: Informe o valor estimado do gasto.

Exemplo: um IPVA com vencimento em 20/10/2026, aviso com 60 dias de antecedência, destinatário Administrador e valor previsto de R$ 3.000,00.

8. Controle por quilometragem

Mais abaixo no cadastro do veículo, o sistema permite configurar controles de manutenção por quilometragem, incluindo troca de óleo, pneus, alinhamento e balanceamento e correia dentada.

Na troca de óleo, por exemplo, pode ser definido o intervalo de 10.000 km, um aviso amarelo quando faltarem 1.000 km e a quilometragem da última troca realizada. O mesmo funcionamento pode ser utilizado nos demais controles.

9. Histórico de Status

A aba Histórico de Status permite consultar as alterações de situação do veículo, mostrando quando ele ficou pronto para uso, foi enviado para oficina ou ficou indisponível.

10. Marcar o veículo como pronto

Após preencher e revisar todas as informações, clique em Marcar Pronto.

O veículo deixará o status Rascunho e passará para Pronto para uso.

Veículo exibido na lista com o status Pronto para uso.

11. Veículos prontos para uso

Ao marcar o veículo como pronto, ele passa a aparecer na lista de Veículos prontos para uso. Nessa tela é possível visualizar rapidamente a situação de cada item de manutenção e o status atual do veículo.

• Óleo: indica a situação do controle de troca de óleo.
• Pneus: mostra a situação do intervalo configurado para os pneus.
• Alinhamento e balanceamento: indica se o serviço está em dia ou próximo do limite.
• Correia: apresenta a situação da correia dentada.
• Placa, modelo, hodômetro e status: identificam o veículo e sua condição atual.

Os indicadores utilizam cores para facilitar a leitura. No exemplo apresentado, óleo, pneus e correia estão em verde, enquanto alinhamento e balanceamento aparecem em vermelho, indicando que esse controle precisa de atenção.

12. Abrindo o veículo e acessando as ações

Clique sobre o modelo ou a placa para abrir o cadastro do veículo. Na parte superior serão exibidas as ações disponíveis:

• Registrar Uso
• Registrar Despesa
• Registrar Manutenção
• Mandar para Oficina
• Marcar Quebrado

13. Registrar o uso do veículo

A opção Registrar Uso permite informar quem utilizará o veículo e durante qual período ele ficará em uso.

• Clique em Registrar Uso.
• Confirme o veículo selecionado.
• Escolha o usuário responsável por utilizar o veículo.
• Informe a data e o horário de início.
• Informe a data e o horário de término.
• Adicione uma observação, quando necessário.
• Clique em Salvar.

O sistema calcula automaticamente a duração total do uso em horas, com base nas datas informadas.

14. Consulta dos usos registrados

Depois de salvar, o registro ficará disponível na aba Uso, localizada na parte inferior do cadastro do veículo. Nessa aba aparecem o usuário, o início, o fim e a duração do uso.

15. Registrar despesas do veículo

A opção Registrar Despesa é utilizada para lançar gastos relacionados ao veículo, como combustível, estacionamento, lavagem, pedágio, multas ou outros tipos cadastrados nas configurações.

• Clique em Registrar Despesa.
• Informe a data da despesa.
• Selecione o tipo de despesa.
• Preencha a descrição, quando necessário.
• Informe o preço unitário.
• Anexe o comprovante do gasto, caso exista.
• Clique em Salvar.

Após salvar, a despesa ficará armazenada na aba Despesas. O valor total também será atualizado no botão de acesso rápido de Despesas localizado na parte superior do cadastro.

16. Registrar manutenção

A opção Registrar Manutenção permite salvar os serviços realizados no veículo e os respectivos custos.

• Clique em Registrar Manutenção.
• Informe a data do serviço.
• Selecione o tipo de manutenção.
• Informe a descrição do serviço ou o nome da oficina.
• Digite o hodômetro do veículo no momento do serviço.
• Informe o valor da manutenção.
• Adicione observações, quando necessário.
• Anexe o comprovante ou a nota fiscal.
• Clique em Salvar.

Depois de salvar, o registro ficará disponível na aba Manutenções. O valor total das manutenções também será exibido no botão de acesso rápido de Manutenções.

17. Alteração do status do veículo

O sistema permite alterar a situação do veículo de acordo com sua condição operacional. Os principais status são:

• Rascunho: cadastro ainda não finalizado.
• Pronto para uso: veículo disponível para utilização.
• Oficina: veículo enviado para manutenção ou reparo.
• Quebrado / fora de uso: veículo indisponível para utilização.

18. Mandar para oficina

Ao clicar em Mandar para Oficina, o status do veículo será alterado para Oficina, indicando que ele está temporariamente indisponível por manutenção ou reparo.

19. Marcar quebrado

Ao clicar em Marcar Quebrado, o veículo passará para o status Quebrado / fora de uso e não deverá ser utilizado enquanto permanecer nessa situação.

20. Marcar pronto novamente

Quando o veículo estiver disponível novamente, clique em Marcar Pronto para retornar o status para Pronto para uso.

21. Histórico de Status

Todas as alterações realizadas no status do veículo ficam registradas na aba Histórico de Status. Esse histórico permite consultar quando o veículo foi marcado como pronto, enviado para oficina, identificado como quebrado ou colocado novamente em uso.

Dessa forma, o sistema mantém um acompanhamento completo das movimentações e da disponibilidade de cada veículo da frota.

Resumo: Depois que o veículo estiver pronto para uso, é possível registrar quem o utilizou, lançar despesas, cadastrar manutenções, alterar seu status e acompanhar todas as mudanças pelo histórico.

22. Check-list diário

Acesse o menu Check-list diário e clique em Novo para iniciar um novo check-list.

23. Iniciando o check-list

Selecione o veículo que será utilizado. Em seguida clique em Registrar KM Inicial e informe a quilometragem inicial do veículo. O técnico ou motorista será identificado automaticamente pelo sistema.

24. Registro das despesas do dia

Depois de iniciar o check-list, clique em Inserir Despesas sempre que houver algum gasto durante o dia.

Na janela de cadastro informe:

• Data
• Tipo de despesa
• Descrição
• Preço unitário
• Quantidade
• Comprovante (quando existir) Após preencher, clique em Salvar.

Todas as despesas registradas ficarão armazenadas na seção Despesas do dia, permitindo acompanhar os gastos realizados.

25. Fechamento do dia

Ao finalizar a utilização do veículo, clique em Fechar Dia. Informe:

• KM final
• Se o veículo está OK
• Se houve algum problema
• Se abasteceu no dia
• Se existe alguma luz do painel acesa
• Descrição do problema (caso exista)
• Observações gerais Após preencher todas as informações clique em Confirmar.

26. Atualização automática da Frota

Depois do fechamento do dia, o sistema atualiza automaticamente o cadastro do veículo. São atualizados automaticamente:

• Quilometragem do veículo.
• Valor total de despesas.
• Histórico do veículo.
• Indicadores da frota.
• Informações exibidas na tela principal do módulo Frota.

27. Importante

Todas as informações registradas durante o check-list diário ficam armazenadas no sistema, permitindo acompanhar o histórico completo de utilização do veículo, despesas realizadas e evolução da quilometragem.